Deutschland · Abrechnung prüfen
Nebenkostenabrechnung: Vorauszahlungen und Rückbuchungen abgleichen
Prüfen Sie neben Sollbeträgen auch ausgeführte Zahlungen, Rückbuchungen und Erstattungen. Mit einer nachvollziehbaren Monatsliste und Rechenbeispiel.
Direktantwort
Zählen zwölf geplante Abschläge automatisch als zwölf bezahlte Abschläge?
Nein. Ein Dauerauftrag oder eine Soll-Liste zeigt zunächst den Plan. Für den Abgleich brauchen Sie die tatsächlich ausgeführten und zugeordneten Zahlungen einschließlich Rückbuchungen. § 556 BGB regelt die jährliche Abrechnung von Vorauszahlungen sowie die Einsicht in zugrunde liegende Belege. Die eigene Monatsliste hilft, eine konkrete Differenz zu beschreiben; sie ersetzt weder die Kostenprüfung noch die rechtliche Prüfung einer Forderung. Trennen Sie dabei den vereinbarten Abschlag, die Bankbewegung und die Anrechnung durch den Vermieter.
Quelle geprüft 2026-10-06: BGB § 556: Abrechnung und Belegeinsicht.
Eigene Rechenprobe: eine Rückbuchung verändert den Zahlungsabgleich
| Schritt | Fiktiver Betrag | Was geprüft wird |
|---|---|---|
| Zwölf geplante Abschläge zu 200 € | 2.400 € Soll | Noch kein Nachweis vollständiger Zahlung. |
| Zwölf Belastungen, eine davon zurückgebucht | 2.400 € − 200 € = 2.200 € | Grund und Monat der Rückbuchung feststellen. |
| Ersatzzahlung später tatsächlich ausgeführt | +200 € = 2.400 € | Nur einmal und dem richtigen Zeitraum zuordnen. |
| Abrechnung rechnet nur 2.200 € an | 200 € ungeklärte Differenz | Ersatzzahlung und Anrechnung mit Belegnummer gegenüberstellen. |
Steht ein Kostenanteil von 2.650 € in der Abrechnung, ergibt sich bei 2.200 € angerechneten Zahlungen rechnerisch 450 €. Wird die Zuordnung der weiteren 200 € bestätigt, sind es rechnerisch 250 €. Das beweist noch nicht die Zulässigkeit der Kosten. Erfassen Sie nicht eine fehlgeschlagene Lastschrift und ihre spätere Ersatzüberweisung als zwei endgültige Zahlungen. Eine Erstattung, die einen anderen Zeitraum betrifft, darf ebenfalls nicht ohne Prüfung in diese Liste wandern. Ihre private Tabelle kann Monat, Soll, Belastung, Rückbuchung, Ersatz, belegte Nettosumme und angerechnete Summe enthalten. Schreiben Sie für eine Rückfrage die konkrete Zeile und Fundstelle auf; schicken Sie nicht unnötig den gesamten Kontoauszug mit fremden Buchungen.
Prüfpunkte
- Sollbetrag, Bankbewegung und Anrechnung getrennt erfassen.
- Rückbuchungen und Ersatzzahlungen desselben Monats miteinander verknüpfen.
- Belegte Nettosumme nur einmal pro Zahlung in den Zeitraum übernehmen.
- Die verbleibende Differenz mit Fundstellen gezielt klären.
Zahlungsnachweise in einer Monatsliste zusammenführen
| Zeitraum oder Dokument | Betrag im Beispiel | Prüfung |
|---|---|---|
| Januar bis Juni | 6 × 180 € = 1.080 € | Jede tatsächliche Zahlung zuordnen. |
| Juli bis Dezember | 6 × 220 € = 1.320 € | Änderung des Abschlags mit Nachweis abgleichen. |
| Geleistete Vorauszahlungen | 2.400 € | Mit der angerechneten Summe vergleichen. |
| Kostenanteil laut Abrechnung | 2.650 € | Kostenarten und Verteilung gesondert prüfen. |
| Rechnerische Differenz | 250 € | Keine Aussage über Zulässigkeit oder Fälligkeit. |
Wenn die Abrechnung nur 2.200 € anrechnet, erscheinen 450 € statt 250 € als Differenz: Die ungeklärten 200 € müssen konkret zugeordnet werden. Notieren Sie Buchungsdatum, zugehörigen Monat, Betrag und Belegnummer. Eine Überweisung für einen Dezemberabschlag kann im Januar gebucht sein; das Buchungsdatum allein entscheidet nicht die Zuordnung. Fehlt ein Nachweis, kennzeichnen Sie den Monat als ungeklärt, statt die Zahlung zu erfinden. Bei Einzug im Oktober ergeben drei nachgewiesene Abschläge von 220 € zunächst 660 €; den jährlichen Gebäudekostenanteil dürfen Sie daraus nicht pauschal durch vier teilen.
Häufige Fragen
Was mache ich, wenn ich einen Zahlungsnachweis noch nicht finde?
Markieren Sie die betroffene Zeile als ungeklärt und suchen Sie nach Ausführung, Rückbuchung und möglicher Ersatzüberweisung. Tragen Sie weder automatisch null noch den Sollbetrag als bewiesene Zahlung ein. Klären Sie die Zuordnung mit konkreten Unterlagen und beachten Sie unabhängig davon die anwendbaren Fristen.
Organisationshilfe für Deutschland, keine Rechtsberatung. Zahlungs- und Einwendungsfragen fachlich prüfen lassen. § 556 nennt gesonderte Zwölfmonatsfristen mit Ausnahmen; diese Checkliste verlängert keine Frist und empfiehlt keinen Zahlungsstopp.